Erfolgsfaktoren für Selbstständige – Routinen und Workflows

Routinen und Workflows sind mehr als stumpfe Aufgaben und Abläufe

Routinen und Workflows – was für ein dröges Thema…

…dachte ich mir, als ich meinen Blog-Workflow startete. Ich nehme mir vorab immer etwas Zeit und befasse mich erstmal gedanklich mit meinen Themen. Dann rattert es und es kommen erste Fragen und Ideen auf, die ich schriftlich in meiner Multimutti-Map festhalte. Irgendwann ist das Thema fest verankert und überall, wo ich hinsehe, kann ich Verknüpfungen herstellen, die thematisch passen und meinen Schreibfluss befeuern. Und zack, da haben wir sie – Routinen und Workflows. Hier nur grob angeschnitten, aber genauso läuft unser Tag. Wir wachen morgens auf und es startet der Autopilot.

Wir treffen täglich ca. 20.000 Entscheidungen. Wenn man das näher untersucht, dann unterscheiden sich diese Zahlen gravierend. Sieh es als guten Richtwert, der schon zeigt, was da bei uns los ist. Einige Menschen treffen weniger und andere eben viel, viel mehr Entscheidungen.

Du als Mama und Selbstständige oder Gründerin, wirst mit verdammt vielen Entscheidungen konfrontiert und so bleibt es nicht aus, dass wir uns hier näher mit Routinen & Workflows beschäftigen müssen. 

Routinen und Workflows für eine erfolgreiche Selbstständigkeit

sZum Serienstart der Erfolgsfaktoren für Selbstständige drehte sich alles um das Loslassen von Altem und dem Zulassen von Neuem. Also: Entscheidungen treffen und Platz für Klarheit schaffen.

Das schließt auch Gewohnheiten ein. Besonders zum Jahresende wollen wir gerne schlechte Gewohnheiten ablegen und zum Neujahrsstart neue Gewohnheiten etablieren. Heute geht es um Gewohnheiten im weitesten Sinne. Gewohnheiten und Routinen, die wir brauchen, um effizient arbeiten zu können. Um die Gewohnheiten, die wir eben nicht ablegen, sondern sie vielmehr anlegen sollten.

Ich bin mir sicher, dass du längst deine ganz persönlichen Routinen für dich gefunden hast, denn gerade als Mama passiert das fast nebenbei. Und auch unseren Kindern helfen Routinen. Aber heute möchte ich von den Routinen sprechen, die wir als Selbstständige brauchen. Und je mehr ich mich mit diesem Thema beschäftige, stelle ich fest, dass es dazu verdammt viel zu sagen gibt. Routinen haben so eine große Bedeutung in unserem Alltag, sodass es sich wirklich lohnt, das Thema mal genauer zu betrachten.

Vorher noch ein kleiner Abstecher in die Abgründe der Routinen, denn sie sind teilweise auch ganz schön verpönt. Hier mal ein Zitat:

„Wir haben viel zu wenig Muße: Zeit, in der nichts los ist. Das ist die Zeit, in der die Einsteins, die kreativen Forscher, ihre Entdeckungen machen. Der Betrieb und die Routine sind uninteressant und kontraproduktiv.“ – Adolf Muschg

Das stimmt tatsächlich, wenn es um Ideen, Innovationen und Kreativität geht. Ganz nebenbei frage ich mich, wann wir Mamas mal Zeit haben, in der NICHTS los ist. Aber selbst da komme ich am Ende auf die Vorteile von Routinen zurück.

Was wären wir ohne Routinen und strukturierte Tages- und Arbeitsabläufe? Das wäre ein ziemliches Chaos. Routinen helfen uns unter anderem,

• Aufgaben und Projekte sinnvoll zu planen
• Termine und Fristen im Blick zu behalten
• Aufgaben effizient durchzuführen
• Aufgabenabläufe weiter zu verbessern
• Zeit und Energie zu sparen
• Aber auch um unser eigenes Zeitmanagement im Blick zu haben

Der Ordnung und Vollständigkeit halber möchte ich hier noch einmal Routinen von den Workflows trennen. Sie hängen teilweise zusammen, doch stecken dahinter unterschiedliche Ergebnisse.

Was sind Routinen? 

Routine kann einerseits eine Fähigkeit sein, die du dir bei deiner Arbeit angeeignet hat. Du arbeitest also routiniert und damit sicher und schnell.

Routinen sind aber auch Handlungen, die dann bald zu Gewohnheiten werden. Womit wir wieder bei den guten alten Neujahrsvorsätzen sind. Keine Sorge – wir bleiben jetzt beim Thema und schauen, wie wir unseren Alltag als selbstständige Mama erfolgreich bewältigen können.

Morgens nach dem Aufstehen, starte ich damit, zuerst meine Kinder mit Corona-Lollis (die es nun nicht mehr gibt) zu füttern (ihr wisst schon, mit hoffentlich negativen Ergebnissen), um dann anschließend das Frühstück vorzubereiten. Das sind schon zwei meiner Routinen. Und wenn ich mal genauer hinschaue, geht es den ganzen Tag so weiter. Ich lüfte die Zimmer, mache die Betten, etc.

Meine Arbeit, in meiner Selbstständigkeit, startet schon am Sonntag. Hier plane ich grob meine Woche durch. Was liegt an, welche Termine muss ich berücksichtigen und so weiter.

Was sind Workflows?

Workflows ist das neue hippe Wort für die Arbeitsabläufe, die hinter deinen Routinen stecken. Das können ineinander greifende Abläufe sein, die mehrere deiner Routinen verbinden oder eben den Ablauf von A nach B zu einer bestimmten Arbeitsaufgabe wiedergeben.

Das ist ein sehr einfaches Beispiel, aber wenn wir mal diese Kleinigkeit des Blumengießens genau anschauen, dann entsteht ein klarer Workflow, den wir irgendwann so automatisch abspulen, dass wir die einzelnen Schritte schon gar nicht mehr wahrnehmen. Dass das seine Vor- und Nachteile hat, liegt auf der Hand. Und wieder sind wir bei der Selbständigkeit und Existenzgründung, denn wir brauchen beides. Automatisierte Abläufe, wiederkehrende Routinen und gleichzeitig müssen wir flexibel bleiben und immer wieder auf Wandel und Veränderungen reagieren können. Im Kleinen bedeutet das z. B. Schulferien und Kindergartenschließung und im Großen bedeutet es, sich einer Situation anzupassen, wie sie uns seit März 2020 täglich aufs Neue herausfordert. 

Vorteile und Nachteile von Routinen und Workflows im Überblick

Wenn wir uns der Nachteile bewusst werden, können wir Routinen & Workflows so in unseren Alltag integrieren, dass sie uns unterstützen, anstatt zu bremsen.

Wann eignen sich Routinen und Workflows?

Jetzt kommen wir zum praktischen Teil: Routinen und Workflows solltest du schon zu Beginn deiner Existenzgründung bewusst und gezielt einführen. Sie sollten fest zu deinem Alltag gehören.

Alles, was ausschließlich unbewusst abläuft und nicht mehr angeguckt wird, führt irgendwann zu den oben aufgezählten Nachteilen. Routinen und Workflows eignen sich für alle Aufgaben, die zwingend und wiederkehrend zu deinen Aufgaben gehören. Das können am Anfang noch Aufgaben sein, die später nicht mehr dazugehören. Daher ist es wichtig, dass du deine Routinen und Workflows festhältst und regelmäßig hinterfragst, um sie ggf. zu streichen oder anzupassen.

Routinen und Workflows eignen sich zugleich als Tool, um irgendwann Aufgaben auszulagern. So hast du etwas handfestes, das du zum Beispiel an eine virtuelle Assistenz weitergeben kann. Das spart Zeit und sichert die Qualität deiner Abläufe. Es kann als Checkliste genutzt werden und gibt auch – falls du irgendwann Personal einstellst – deinen MitarbeiterInnen Sicherheit bei der Erledigung der Aufgaben.

Und nicht zuletzt sind Workflows wichtig, um dir selbst die Arbeit zu erleichtern. Du bist als Selbstständige immer wieder gezwungen, dir neues Wissen anzueignen. Bestes Beispiel dafür ist Social Media. Was dieser Part an Zeit frisst, ist der Wahnsinn. Wenn du diese Arbeit noch nicht auslagern kannst, musst du sie selbst erledigen. Habe also auch bei neuen Aufgaben immer dein Workflow-Sheet im Hinterkopf und notiere dir die wichtigsten Schritte. Ich sehe es jetzt gerade selbst. Vor einigen Monaten hatte ich mich mit Pinterest und der Einbindung von Pinterest-Grafiken in meine Blogbeiträge beschäftigt. Dummerweise habe ich mir diesen Ablauf nicht notiert und so fange ich gerade von vorn an und muss mir alles erneut erarbeiten. Erspare dir diese Umwege, sie sind einfach unnötig.

Praxistipp und Umsetzung: So etablierst du Routinen & Workflows

1. Schritt: Beobachten & Aufschreiben

Starte ganz einfach, indem du dir einen Tag in der kommenden Woche vornimmst und dich erstmal nur beobachtest.

Halte fest, was wiederkehrend ist. Steigere dies und beobachte dich eine ganze Woche lang bis zu einem Monat. Vielleicht musst du dich auch nicht lange beobachten, sondern kannst schon rückblickend sehr gut festhalten, was du täglich, wöchentlich und monatlich wiederkehrend tust.

2. Schritt: Tätigkeits- und Zielabgleich

Jetzt kommen wir zum wichtigsten Teil und den wichtigsten Fragen überhaupt:

Welches kurz- oder langfristige Ziel steckt hinter jeder deiner notierten Routinen?

Wie wichtig ist dieses Ziel für den Erfolg deiner Selbstständigkeit?

Auf die Selbstständigkeit bezogen könnte das so aussehen:

Das musst du nicht alles so kleinteilig herunterbrechen, aber es geht darum, die „guten von den schlechten“ Routinen zu trennen und zu schauen, was deine Selbstständigkeit wirklich voranbringt. Kurz gesagt: Fokussiere dich auf das Wichtige. 

3. Schritt: Entscheiden und Anpassen

Nun hast du einen guten Überblick und schaust dir deine Liste an. Welche der Routinen brauchst du nicht mehr und kannst sie z. B. durch alternative Routinen ersetzen?

Halte auch diese wieder fest und plane sie in deine Aktivitäten fest ein.

4. Kontrolle und Bewerten

Wir müssen es hier nicht zu wissenschaftlich halten, aber es ist wichtig, dich immer wieder aus den kleinteiligen Aufgaben „herauszuzoomen“ und alles mit etwas Abstand zu überblicken. Wie gut konntest du die neuen durch die alten Routinen ersetzen oder gänzlich neue einführen? Was könnte angepasst werden? Gleiches gilt für deine Workflows. Was frisst Zeit und kann optimiert werden? Probiere dich aus und wie immer – lass Platz für Veränderungen und bleibe flexibel und milde zu dir selbst.

Wie sieht es bei dir aus – hast du deine Routinen im Überblick?